|
Đánh giá VIP
Enterprise là ERP
1 VIP
Enterprise là gì?
1.1
Giới thiệu qua về VIP
Enterprise
VIP Enterprise là một hệ thống “Hoạch định
Nguồn lực Doanh nghiệp” (ERP) đang được phát triển mạnh nhằm
giúp các doanh nghiệp quản lý các hoạt động của công ty, nó bao
gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn
kho, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi
đơn hàng, quản lý bán hàng, quản lý tài sản cố định, v.v…. và có
thể phát triển thêm về hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý
hậu cần, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là tối ưu
hoá các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật
tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng
cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Đặc trưng của VIP Enterprise là có cấu trúc
phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp
gồm nhiều module riêng lẻ, mỗi module có một chức năng riêng.
Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ
thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin
với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các
phân hệ cơ bản của một VIP Enterprise điển hình có thể như sau:
-
Mua hàng;
-
Hàng tồn kho;
-
Sản xuất;
-
Bán hàng và các loại bán đặc biệt khác
(có thể có module riêng)
-
Quản lý tiền tệ;
-
Quản lý nhân sự và tính lương;
-
Quản lý tài sản cố định;
-
Kế toán: kế toán có thể là kế toán tổng
hợp từ các module khác hay kế toán độc lập và nó là nền tảng
của VIP Enterprise;
VIP Enterprise coi trọng những phần quản lý
doanh nghiệp và ngày càng có nhiều tiện nghi mới cho người sử
dụng.
Phần mềm VIP Enterprise được xây dựng trên cơ
sở mềm dẻo để có thể hợp nhất các thông lệ sẵn có ở nhiều hoạt
động tác nghiệp khác nhau của công ty hoặc công ty có thể thích
nghi một cách dễ dàng với phương pháp hoạt động của chương
trình. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt
nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống VIP Enterprise.
VIP Enterprise giúp các nhà quản lý dễ dàng
tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra
các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có
VIP Enterprise (hay một hệ thống ERP nào đó), một cán bộ quản lý
cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết
dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của
công ty. Với VIP Enterprise (hay một hệ thống ERP), điều này có
thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần
mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, VIP Enterprise
tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ
liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông
tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, VIP Enterprise không chỉ
thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn
nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa
dạng.
Phân hệ kế toán và những báo cáo quản lý của
VIP Enterprise giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân
viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, hay bán thủ
công (sử dụng bảng tính Excel hoặc những phần mềm nhỏ phân tán).
Phân hệ kế toán có bộ phận tạo báo cáo đặc biệt kể cả việc tự
kiểm toán giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản
lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản.
Phân hệ quản lý hàng tồn kho của VIP
Enterprise cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho của từng
kho một, từng địa điểm một cách chính xác và mỗi điểm hoạt động
có thể tham khảo tồn và xin hàng tồn lẫn nhau. VIP Enterprise có
thể xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, điều phối hàng, nhờ
đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả
sản xuất.
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của
VIP Enterprise giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu
tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công
ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách
thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt
cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không
hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này
có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có
thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp
sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do
đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và
gian lận trong hệ thống tính lương.
Các phân hệ VIP Enterprise không yêu cầu công
ty phải nhất thiết xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh vì
tính mềm dẻo của nó nhưng nó vẫn có thể giúp doanh nghiệp phân
công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn
đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
(Thời gian thực nghĩa là thông tin sẽ có sẵn trong hệ thống ngay
lập tức.)
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng
trong việc học và sử dụng những phần mềm ERP. Một số phần mềm
đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử dụng
vì giao diện người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích
trong khi các phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử
dụng.
Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt
quan trọng ở Việt Nam. Các phần mềm trong nước đôi khi có lợi
thế hơn về mặt này bởi vì chúng đơn giản và có giao diện với
người sử dụng bằng tiếng Việt và các phần mềm kế toán thường
được thiết kế phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam. Tuy nhiên,
người sử dụng nên lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là
phần mềm đó có ít chức năng hơn.
VIP Enterprise đã phối hợp được một cách nhịp
nhàng giữa tính dễ sử dụng, giao diện đẹp và đơn giản với những
chức năng kiểm soát cao cấp của hệ thống.
VIP Enterprise có hiệu quả rất cao trong việc
cảnh báo người sử dụng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ
liệu sai, ngoài những hạn chế đặc biệt như việc nhập dữ liệu hai
lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh, VIP Enterprise còn cung
cấp “SQL journal” để tiện chuyển cho người bảo trì chương trình
để xư lý. Ngoài ra VIP Enterprise còn có bộ phận “Khám dữ liệu”
để có thể xử lý một cách cao cấp hơn cho hầu hết các lỗi có thể
có trong CSDL.
VIP Enterprise còn đưa ra những cảnh báo căn
cứ vào một số nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như báo cho biết
mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã
xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào đó
đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. Những cảnh báo
đó có thể ở mức cảnh báo hay được người quản lý chủ động hạn
chế.
Một trong những vấn đề cần cân nhắc nhất là
khả năng sẵn có của có các dịch vụ hỗ trợ với chất lượng cao cho
các phần mềm ERP đã được lựa chọn.
VIP Enterprise đã được chứng tỏ sức mạnh của
nó trên thị trường Rumani, nơi mà thương trường ERP đã có sự
cạnh tranh hết sức gay gắt và nó cũng có những đòi hỏi cao cả về
chất lượng lẫn chức năng. Công ty VIAMI Software luôn cung cấp
cho những khách hàng của mình những giải pháp tốt nhất, chất
lượng ổn định và với giá rẻ nhất.
VIAMI Software đang tiến hành ráo riết việc
Việt hoá những tài liệu hướng dẫn cho VIP Enterprise. Bộ tài
liệu này bao gồm:
-
Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế:
mô tả các chức năng mà VIP Enterprise có thể cung cấp;
-
Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm:
hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần mềm và định cấu hình,
bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng;
-
Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng
quát về cách sử dụng phần mềm, cũng như những thông tin về
việc khắc phục các sai sót;
-
Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi
và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn cách khắc phục các
lỗi đó;
-
Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống:
cung cấp những thông tin về cách thức giải quyết sự cố.
VIP Enterprise đã được Việt hoá cho toàn bộ
hệ thống kế toán cũng như toàn bộ giao diện của nó. Chương trình
có thể chịu đựng được vô kể số hệ thống kế toán (VAS, IAS, ROS,
v.v…) và người sủ dụng có thể tuỳ chọn hệ thống chính. Ngoài ra
VIP Enterprise còn có chức năng nối nhiều hệ thống kế toán phụ
với hệ thống kế toán chính qua việc bộ phận “dịch hệ thống đặc
biệt”. Còn một số báo cáo cần phải diều chỉnh cho phù hợp với
mẫu mã của Việt nam.
VIP Enterprise là một hệ chương trình đa ngữ
và tất cả cá phần dịch của chương trình đều được “mở”. Không bị
giới hạn về số ngôn ngữ, người sử dụng có thể tự dịch, tự sửa
dịch… mà không cần phải can thiệp đến “mã nguồn” của chương
trình. Hiện nay phần tiếng Việt và tiếng Anh đã được dịch tương
đối hoàn chỉnh tuy nhiên vì VIP Enterprise luôn có những phiên
bản mới nên phần dịch luôn phải đuổi theo để phục vụ kịp thời
người sử dụng.
Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu
phần mềm có thể hỗ trợ việc sử dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng
một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép người sử dụng có
thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong
khi chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải
thu. VIP Enterprise có thể hoạt động theo chế độ này nhưng chúng
tôi còn hạn chế chức năng này để tránh những tranh chấp không
lường trước được trong mạng.
VIP Enterprise cung cấp nhiều chức năng liên
quan với những hoạt động kinh doanh của công ty nhất là những
doanh nghiệp co nhiều điểm phân phối.
Do việc tổ chức có khoa học các danh mục hàng
hoá, dịch vụ, sản phẩm… và những đặc tính của nó đồng thời những
quá trình sản xuất cũng rất rộng mở nên VIP Enterprise có thể
thích ứng một cách dễ dàng cho đại đa số những doanh nghiệp
trong và ngoài nước cũng như những liên doanh hoạt động tại Việt
nam. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi quy
trình sản xuất hay kinh doanh của mình. Người ta có thể coi như
việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ dẫn đến việc một số cán bộ quản
lý và nhân viên trở nên không cần thiết và có thể mất việc. Vì
vậy những người này thường chống lại ý định cài đặt phần mềm.
Nhưng chúng tôi lại thấy rằng những người tạm thời mất việc đó
sẽ có thể làm một việc nào đó mà không thể thiếu được trong cả
dây chuyền kinh doanh của công ty.
VIP Enterprise có thể
tạo hình tổ chức tuỳ ý vì mỗi chứng từ đều có những đặc điểm
định vị (đơn vị, kho, trung tâm hạch toán). Cả 3 đơn vị định vị
đó đều được tự do lựa chọn và không theo một thứ tự trên-dưới
nào cả, vì vậy việc thứ tự tổ chức là sự hiểu ngầm trong công ty
và sẽ thoải mái hơn trong việc cài đặt.
3.3
Tích hợp các Phân hệ
Các phân hệ khác nhau của VIP Enterprise hoàn
toàn tích hợp với nhau – tạo ra mức độ dễ dàng chuyển giao thông
tin giữa các phân hệ và mức độ dễ dàng để cài đặt thêm một phân
hệ mới vào phần mềm ERP hiện tại. Do một trong những mục tiêu
của ERP là sự chuyển giao thông tin trôi chảy trong công ty, sự
tích hợp dễ dàng giữa các phân hệ khác nhau của VIP Enterprise
được coi là rất quan trọng.
Ví dụ, việc kết nối phân hệ bán hàng với phân
hệ công nợ phải thu, phân hệ hàng tồn kho và phân hệ mua hàng,
một đơn hàng của khách hàng (phân hệ bán hàng) sẽ được kiểm tra
dễ dàng với hạn mức bán chịu của khách hàng đó thông qua chính
sách khách hàng, và nếu dưới hạn mức, đơn đặt hàng của khách
hàng có thể được phê duyệt. Đơn đặt hàng này ngay sau đó sẽ tác
động đến kế hoạch sản xuất (phân hệ sản xuất) và được đối chiếu
với lượng hàng còn trong kho (phân hệ hàng tồn kho). Trong
trường hợp cần phải mua thêm vật tư thì điều này sẽ được phản
ánh vào kế hoạch mua hàng (phân hệ mua hàng) do phòng thu mua
quản lý. Cuối cùng, phòng kế toán có thể dễ dàng kiểm tra và đối
chiếu các giao dịch này trong sổ sách kế toán.
Đây là phân hệ nền tảng của VIP Enterprise vì
nó chứa đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính
và các báo cáo kế toán khác. VIP Enterprise hỗ trợ danh mục tài
khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các
Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IAS) hay bất cứ hệ thống kế toán nào
khác nếu công ty cần. Ngoài ra, VIP Enterprise cho phép người sử
dụng thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản hay tiểu khoản một
cách thuận tiện.
Đây là một phân hệ riêng của VIP Enterprise
để quản lý tiền lưu chuyển của công ty (tiền mặt, tiền ngân
hàng, séc, và bao gồm cả dự trù thu chi, đối chiếu với tài khoản
ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hay bán trả góp
hiện tại, bao gồm cả theo dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc
và lãi.
Các chức năng thông thường của VIP Enterprise
cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu là kiểm tra
các khoản phải thu/phải trả đã có hay chưa có hoá đơn, kiểm tra
các hoá đơn đã thanh toán và chưa thanh toán, hạn phải thanh
toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công nợ
phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà
cung cấp. Mỗi báo cáo đều có thể gửi e-mail trực tiếp hay gửi
fax nên có thể nhắc nhở khách hàng về các khoản phải trả hoặc
phải thu cần phải chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu
cho phép hoặc đã gần hạn mức bán chịu cho phép. Mỗi hoá đơn khi
phát ra đều có thể có quy định rõ ràng hạn phải trả tiền và phân
hệ quản lý tiền có thể phân bổ tiền nhận theo từng hoá đơn để có
được báo cáo chính xác tuổi nợ của từng chứng từ một.
VIP Enterprise hỗ trợ việc tính tự động các
loại khấu hao khác nhau như khấu hao đường thẳng, khấu hao số dư
giảm dần hay tăng dần cho cả tài sản cố định và tài sản thuê và
tự động hạch toán vào sổ cái. VIP Enterprise hỗ trợ theo dõi
luân chuyển tài sản cố định giữa các địa điểm hay trung tâm hạch
toán. Ngoài ra, VIP Enterprise còn hỗ trợ đánh giá lại tài sản
cố định. VIP Enterprise hỗ trợ việc xuất nhập dữ liệu giữa bộ
phần mềm và các dạng dữ liệu điện tử khác như Microsoft Excel,
html, txt… để tiện cho các công ty Việt Nam lập sổ đăng ký tài
sản cố định trên Microsoft Excel theo thông lệ.
VIP Enterprise hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho
tất cả các giao dịch, và liên quan đến các phân hệ quản lý tiền,
công nợ phải thu, công nợ phải trả và sổ cái. Chẳng hạn như một
số hàng mua có thể bằng Euro, một số khoản vay bằng USD trong
khi đồng tiền báo cáo lại là đồng Việt Nam, những hàng bán ra
bằng VNĐ vẫn có thể quy đổi theo những đồng Euro hay US$ hay bất
kỳ. Những trường số và giá trị của VIP Enterprise hỗ trợ đơn vị
ngàn tỷ và có thể sử dụng rộng rãi ở Việt Nam cho các giao dịch
bằng đồng Việt Nam và có thể tự định nghĩa số lẻ hay dạng của
trường số cho thích hợp với Việt nam.
Chức năng phân bổ chi phí nên tự động phân bổ
một số chi phí nhất định như chi phí quản lý dựa trên cơ sở của
trung tâm hạch toán. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí sẽ
cho phép phân tích doanh thu và chi phí của một loạt các sản
phẩm, công trình, trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận.
Những công ty coi các phòng ban như là trung
tâm chi phí/lợi nhuận (trung tâm hạch toán), đó là một chức năng
cấp cao của VIP Enterprise, vì nó liên quan đến tất cả các phân
hệ khác của cương trình. Nhìn chung, trug tâm chi phí/lợi nhuận
có thể được coi như là các công ty đơn lẻ và do đó VIP
Enterprise có thể hỗ trợ dự trù thu chi, lập ngân sách, báo cáo
tài chính và báo cáo quản trị và thậm chỉ cả hạch toán tài sản
cố định, công nợ phải thu, công nợ phải trả, phân bổ doanh thu
và chi phí, v.v… theo trung tâm chi phí/lợi nhuận.
Các công cụ lập ngân sách cho phép các công
ty có thể lập ngân sách một cách hiệu quả và ghi lại những ngân
sách này trên phần mềm để từng loại chi phí thực tế và doanh thu
có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi
phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm vật tư, nhân công
trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các
biến phí quản lý nhưng càng chi tiết thì việc lập ngân sách càng
hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc kiểm soát
nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa.
Hiện nay VIP Enterprise chưa có phần này
nhưng nó nằm trong kế hoạch phát triển của chương trình, tuy
nhiên người sử dụng vẫn có thể tự lập được báo cáo đặc biệt
thông qua phân hệ báo cáo tự do hay phân hệ kế toán.
VIP Enterprise đã cung cấp công cụ để người
dùng tự thiết kế các báo cáo tài chính và có thể tự thay đổi bất
cứ lúc nào khi có sự thay đổi của Bộ Tài chính ban hành mà không
phụ thuộc vào nhà cung cấp chương trình. Ngoài ra người dùng có
thể sử dụng công cụ này để tạo ra những báo cáo cho Kế toán quản
trị, báo cáo Kiểm toán nội bộ, v.v...
Chức năng phân tích tài chính của VIP
Enterprise ngày càng được bổ xung thêm, ngày càng có nhiều báo
cáo thêm vào bộ chưong trình. Công ty cũng có thể tạo ra nhiều
báo cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. VIP Enterprise
còn có phân hệ báo cáo tự do rất thân thiện với người sử dụng và
từ đó có thể tạo ra được vô số báo cáo mới.
Khả năng truy xuất nguồn gốc của VIP
Enterprise cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử
dụng có thể tìm lại được những hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra
một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được tính toán như
thế nào. Chức năng này giúp dễ dàng có được các chi tiết mong
muốn của một báo cáo, đôi khi ở tận cấp độ dữ liệu đầu vào.
Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn
kho bao gồm theo dõi tất cả các loại hàng tồn kho tại từng công
đoạn của quá trình mua, bán, sản xuất, hạch toán các hạng mục
khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng
đơn lẻ, theo dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo
dõi địa điểm của Hàng tồn kho và ở từng công đoạn/quy trình sản
xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng
tồn kho.
Ngoài ra, có một số chức năng có vẻ như cơ
bản nhưng có thể có ảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng tồn kho:
-
Đơn vị đo lường: VIP Enterprise hỗ trợ
cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong
lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, công ty có thể nhập hàng theo
kiện nhưng lại bán ra theo các đơn vị hộp hoặc chai ở các cỡ
khác nhau.
-
Mã hàng: VIP Enterprise hỗ trợ mã hàng
bao gồm cả số và chữ và bar code. Trong nhiều ngành sản
xuất, chẳng hạn như ngành sản xuất bàn ghế gỗ, có rất nhiều
thành phần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành
phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành phần nhỏ nào thì
sẽ không thể được sử dụng lại cho một thành phần khác.
-
Các phương pháp tính giá hàng tồn kho:
VIP Enterprise hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng tồn kho
khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất
Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quyền, Phân bổ Cụ thể hoặc
Trung bình Cuối Kỳ. VIP Enterprise đáp ứng được các phương
pháp tính giá hàng tồn kho phức tạp một cách hiệu quả và có
tốc độ nhanh kể cả khi dùng mạng đường dài.
-
Xuất thành phẩm ngoài bán hàng: VIP
Enterprise hỗ trợ việc xuất thành phẩm ngoài bán hàng như
trả lại cho nhà cung cấp, hàng mẫu dùng để khuyến mãi, hàng
cho không (hàng biếu tặng), đổi hàng lấy hàng hoặc cho tiêu
dùng nội bộ.
VIP Enterprise có khả năng dự báo trước được
nhu cầu vật tư cần thiết cho việc mua hàng và phương pháp phân
tích và lựa chọn tối ưu từ chào giá của các nhà cung cấp khác
nhau.
Danh mục Vật tư, hàng hoá là bảng liệt kê các
vật tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm và nằm chung với danh mục
hàng hoá, chỉ có phần định nghĩa là khác thôi. VIP Enterprise
cho phép tạo ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho
phép thay thế những vật tư này bằng những vật tư tương tự.
VIP Enterprise Sản xuất có thể hỗ trợ việc
theo dõi phế phẩm và vật liệu tái sinh.
VIP Enterprise đã đạt được yêu cầu cao trong
việc theo dõi những địa điểm hoạt động khác nhau, các kho hàng
khác nhau và có sự tương hỗ lẫn nhau. Những địa điểm đó có thể
cách nhau rất xa và chỉ cần thông qua mạng internet là có thể
hoạt động được một cách thống nhất. VIP Enterprise hỗ trợ những
giao dịch từ xa rất tốt.
VIP Enterprise hỗ trợ việc theo dõi hàng tồn
kho từ khâu nguyên vật liệu hay khâu mua hàng qua quá trình sản
xuất cho đến khâu thành phẩm hay bán hàng dựa trên các nhãn như
số thùng, số lô hoặc số sêri.
Phân hệ quản lý Hàng tồn kho có thể tích hợp
hoàn toàn với phân hệ mua hàng và phân hệ hoạch định sản xuất,
trong phân hệ Sản xuất.
Phân hệ quản lý bán hàng được nối với các
phân hệ hàng tồn kho nên có thể điều phối được hàng từ những kho
khác nhau.
Vì một việc bán hàng thông thường bắt đầu từ
một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng của VIP Enterprise hỗ trợ và
theo dõi các chi tiết của một đơn hàng như điều kiện đặt hàng
(chẳng hạn hạn mức bán chịu), khối lượng và giá trị của đơn
hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng
thực tế. Phân hệ bán hàng có thể hỗ trợ và theo dõi nhiều lần
giao hàng cho một đơn hàng, người bán hàng và công ty vận chuyển
liên quan đến một đơn hàng, giá vốn theo đơn hàng, v.v....
VIP Enterprise có các trường để hạch toán các
thuế liên quan đến bán hàng như thuế tiêu thụ đặt biệt và thuế
giá trị giá tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng hay giao dịch bán
hàng.
VIP Enterprise quản lý các giao dịch và lôgíc
liên quan đến quản lý hàng bán bị khách hàng trả lại hoặc hàng
mua trả lại nhà cung cấp. Chức năng này tự động đưa vào phần
theo dõi đặc biệt và tạo hoá đơn “ngược” cho khách hàng đồng
thời tự động tạo ra các bút toán liên quan.
VIP Enterprise có phần chính sách giá cả rất
mềm dẻo để hỗ trợ việc giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu
khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và
chiết khấu thanh toán cho từng loại khách hàng hay cho từng
khách hàng đặc biệt. Tất cả những phương pháp giảm/tăng giá hàng
đó đều có tác dụng trực tiếp vào giá bán cuối cùng nên không ảnh
hưởng gì đến những quy định của cơ quan thuế Việt Nam.
VIP Enterprise có khả năng lập được các báo
cáo bán hàng khác nhau dựa trên các dữ liệu như chủng loại doanh
thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý,
doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá
bán theo sản phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các
sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Vì các công ty
khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, công cụ
phân loại này rất rộng và cho phép phân loại theo chỉ tiêu do
người sử dụng xác định.
Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu
quả, phân hệ bán hàng đã có tích hợp với các phân hệ liên quan
khác. Chẳng hạn, bằng cách nối với phân hệ hàng tồn kho, phần
mềm hỗ trợ kiểm tra ngay lập tức hàng trong kho và cho phép một
đơn đặt hàng được nhập vào trong hệ thống hoạch định sản xuất do
bộ phận sản xuất sử dụng. Một ví dụ khác của việc phải tích hợp
phân hệ bán hàng với các phân hệ khách là kiểm tra hạn mức bán
chịu trước khi xử lý một
đơn hàng bằng cách tích hợp với phân hệ công nợ phải thu. TOC
\o "1-3" \h \z \u
Phân hệ tính lương của VIP Enterprise hỗ trợ
được các cách tính lương khác nhau như tính lương theo tháng, và
sẽ có thể theo sản phẩm trong tương lai, v.v.... VIP Enterprise
cũng có hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm
trừ theo quy định nội bộ hay của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt, chi trả
làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng. VIP Enterprise lập bảng
lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế
toán. Tất các thông số về thuế dễ thay đổi và nhiều phương pháp
tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam.
Những công ty sử dụng máy tính giờ (access
points) có thể nối phần quản lý thời gian để làm việc được với
cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ vào với phân hệ tính
lương. Nhìn chung VIP Enterprise có thể hỗ trợ việc vào số liệu
chấm công qua sổ và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ,
trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm
ở các mức độ tự động khác nhau.
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hoàn
toàn tích hợp với phân hệ kế toán. Chẳng hạn như việc tích hợp
cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các
tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra, cả phân hệ tính lương
và phân hệ kế toán có thể chia xẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên,
các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo
hiểm xã hội và bảo hiểm y tế). Như vậy người sử dụng không phải
đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và
tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải
trả và đỡ tốn rất nhiều thời gian.
Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm
và/hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ
liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo
cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin
bất kỳ. VIP Enterprise hỗ trợ việc tìm kiếm rất tốt, ngoài những
phần tìm kiếm chuẩn của từng danh mục, người sủ dụng có thể tự
do tạo được những bộ lọc cao cấp. VIP Enterprise có thể xuất dữ
liệu hay báo cáo đã tạo ra Microsoft Excel để lập các báo cáo
thiết kế riêng, ngoài ra nó có thể cho phép lập trực tiếp các
báo cáo thiết kế riêng trong phân hệ Báo cáo cũng như kết hợp
với Microsoft Excel.
VIP Enterprise dễ dàng hợp nhất các dữ liệu
tài chính và/hoặc báo cáo tài chính từ các công ty con/chi nhánh
dành riêng cho những tổng công ty có công ty con hoặc chi nhánh
hoạt động độc lập và offline. Lý tưởng thì quá trình này nên tự
động cập nhập dữ liệu online mà không phải nhập lại dữ liệu thủ
công. VIP Enterprise giúp việc thực hiện điều này bằng các công
cụ xuất nhập dữ liệu: công ty con xuất dữ liệu vào một tệp nén
để gửi bằng email hoặc trong một memory stick về trụ sở và trụ
sở nhập tập tin này vào hệ thống và ngược lại.
Một số địa điểm khác nhau có thể không đủ độc
lập như một công ty con do đó không áp dụng việc hợp nhất nhưng
VIP Enterprise vẫn có khả năng hỗ trợ nhập dữ liệu ở những địa
điểm xa xôi. Chẳng hạn, các chứng từ ở các địa điểm được thu
thập và nhập vào hệ thống ở trụ sở. Một ví dụ khác là các địa
điểm thực hiện một số hoạt động kế toán độc lập (bao gồm cả hạch
toán vào sổ cái) nhưng mọi thu chi tiền mặt được thực hiện ở trụ
sở.
VIP Enterprise có thể được cài đặt một cách
nhanh chóng và dễ dàng chưa từng thấy cho một chương trình cùng
cỡ. Mặc dù VIP Enterprise có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt,
nhưng việc đầu tiên là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có
thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và
hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công ty. VIP Enterprise
cần 1-2 tuần để triển khai cho một doanh nghiệp, khoảng thời
gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử
dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng. Còn nếu cần có những
yêu cầu đặc biệt gì thêm cho một vài phân hệ thì cần khoảng 3-10
tháng để triển khai và phát triển thêm. Còn những phân hệ thiết
kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để
viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến nếu như
khách hàng không phối hợp nhịp nhàng với bên sản xuất phần mềm
và có thể tăng chi phí viết phần mềm.
Đặc biệt là với VIP Enterprise không có yêu
cầu đặc biệt cho những máy lẻ, đại đa số những phần cứng hiện
tại của các doanh nghiệp đang sử dụng đều có khả năng hỗ trợ hệ
thống phần mềm. Nếu như công ty không có máy chủ hoặc mạng nội
bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của phần mềm chạy trên hệ thống
mạng khách/chủ thì cần phải được thiết lập. Một điểm đặc biệt là
VIP Enterprise có thể chạy được trên máy đơn, VIAMI Software
cung cấp những module nhỏ để dành riêng cho những doanh nghiệp
rất nhỏ vẫn có thể dùng được.
VIP Enterprise có thể dễ dàng thay đổi cấu
hình phần mềm hay cá nhân hoá cho khách. VIP Enterprise có thể
có những phần mà người sử dụng tự làm, tự sửa được như:
-
Dịch thuật, giao diện người sử dụng;
-
Hiển thị thêm hay che khuất một số
trường, mục;
-
Thay đổi dạng báo cáo, sửa báo cáo;
-
Di chuyển trường;
-
Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định
cho một số trường quan trọng trong phần mềm;
-
Người dùng có thể thay biểu tượng cho
từng menu một; và
-
Người dùng có thể tạo ra vô số những báo
cáo mà họ coi là cần thiết mà không có trong hệ thống.
VIAMI Software đã thiết kế và thực hiện một
khung động cơ (engine) sở hữu dành riêng cho các phân hệ VIP
Enterprise, từ đó có thể sản xuất nhiều phân hiệu mới nhanh
chóng hơn, thống nhất hơn kể cả cho việc dịch thuật. Cũng nhờ đó
mà chúng tôi vẫn có thể kiểm soát được những phân hệ hay phiên
bản đặc biệt cho khách.
VIP Enterprise sử dụng công nghệ hiện đại và
luôn cập nhật mới nhất. Những phân hệ được viết bằng Delphi và
hoàn toàn sử dụng components tự viết nên không bị phụ thuộc mà
cũng không sợ bị rủi ro do nhà sản xuất components từ bỏ việc
phát triển. VIP Enterprise sử dụng cơ sở dữ liệu Firebird và có
những điểm thuận lợi sau:
-
Chịu được lượng lưu trữ lớn (32 TB)
-
Đủ mạnh (có tất cả những chức năng của
những CSDL khác như Oracle, Microsoft SQL Server…) nhưng lại
gọn gàng hơn nên có tốc độ xử lý cao hơn
-
Sự bảo mật rất cao
-
Có thể cài đặt trên máy chủ có hệ điều
hành Windows hay Linux (Linux chạy nhanh hơn)
VIP Enterprise cho phép người sử dụng có thể
truy cập từ xa thông qua mạng internet hay intranet, để bảo mật
có thể sử dụng VPN (Virtual Private Network) hay mã hoá đường
truyền. Cơ sở dữ liệu được tối ưu hoá rất cao cho việc sử dụng
trong mạng đường dài với chất lượng thấp (internet) vì vậy nếu
khách hàng có mạng chất lượng cao hơn và máy chủ mạnh hơn thì sẽ
càng tốt hơn. Việc truy nhập từ xa rất cần thiết đối với các chi
nhánh hoặc công ty con của tổng công ty.
VIP Enterprise kiểm soát và xác minh rất chặt
chẽ những lỗi lập trình cũng như những lỗi do người sử dụng.
Chương trình luôn có những “log” hoạt động để giúp cho khách
hàng nhanh chóng thông báo bất kì lỗi nào xuất hiện khi sử dụng.
Ở mức độ thấp nhất, VIP Enterprise kiểm soát chặt chẽ các phiên
bản cho từng phân hệ, sử dụng công cụ đặc biệt có hệ thống tổ
chức để theo dõi mã nguồn và các tập tin liên quan của các phiên
bản khác nhau giúp cho người viết phần mềm có thể biết một cách
chính xác về mã nguồn của một phiên bản cụ thể. Điều này cho
phép phần mềm có thể đựơc sửa lỗi lập trình và được nâng cấp
nhưng hạn chế tối đa sự gián đoạn cho người sử dụng. Ngoài ra
VIP Enterprise còn có bộ phận khám cơ sở dữ liệu rất mạnh giúp
cho người sử dụng dễ dàng phát hiện ra lỗi sử dụng hay có thể
theo dõi ngay cả phần nghi ngờ trong cơ sở dữ liệu để có phương
án xử lý.
VIP Enterprise có tính độc lập rất cao với
nền máy tính và nó hoàn toàn tương thích với các loại phần cứng
cũng như hệ điều hành. Chẳng hạn, công ty có thể đổi từ hệ điều
hành của máy chủ từ Windows sang Linux bất kỳ lúc nào mà không
phải có chi phí thêm.
VIP Enterprise sử dụng cấu trúc mạng
khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì
một máy chủ là đủ để chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu. Có thể sử dụng
hạ tầng cơ sở internet của Việt nam nhưng VIP Enterprise có
thiết kế đặc biệt cho đường truyền dạng internet mà vẫn dùng
giao diện desktop bình thường chứ không phải dùng giao diện web
vì giao diện web có rất nhiều hạn ché cho người sử dụng.
VIP Enterprise có thể đáp ứng được cả hai
cách cấu trúc triển khai và tổ chức dữ liệu: tập trung (online)
và phân tán (offline). Trong trường hợp cơ sở dữ liệu tập trung,
tất cả các địa điểm đề chia sẻ cùng một cơ sở dữ liệu, và thường
đặt ở trụ sở chính trong khi các địa điểm khác có thể truy cập
cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy trên hạ tầng
cơ sở internet hay intranet. Trong trường hợp cơ sở dữ liệu phân
tán, từng địa điểm thường có cơ sở dữ liệu và phần mềm riêng. Dữ
liệu ở các địa điểm lẻ được hợp nhất với trụ sở chính thông qua
các công cụ nhập/xuất dữ liệu và ngược lai trụ sở có thể chuyển
dữ liệu hay truyền đạt đến các điểm lẻ cũng thông qua công cụ
này tất cả cá số liệu đó đều được đi qua bộ phận để đồng bộ hoá
số liệu.
Cơ sở dữ liệu tập trung hay đồng bộ hoá cơ sở
dữ liệu phân tán cũng liên quan đến việc chọn một giải pháp mạng
thích hợp trong số các giải pháp quay số (thông thường hay đường
thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), đường thuê bao công cộng
(ADSL), mạng cục bộ (LAN), và đường thuê bao với mức chi phí rất
khác nhau. Cấu trúc triển khai là thiết kế vật lý của hệ thống
máy vi tính và những thành phần của nó.
Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có
thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và
số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ
trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần
mềm khác. VIP Enterprise đảm báo tất cả những điểm đó.
Phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường vô
cùng khó nâng cấp, bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn
không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và khả năng những
nhân viên trước đây thiết kế phần mềm thay đổi công việc và
không còn làm việc ở công ty sau một vài năm. Do đó, việc nâng
cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều
gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. Bản thân yếu tố
này cũng đủ là một lý do chính đáng để tránh sử dụng các phần
mềm thiết kế theo đơn đặt hàng hay tự làm theo nhu cầu một khi
doanh nghiệp có thể có sự lựa chọn khác là các phần mềm thiết kế
sẵn.
Vì phần mềm được thiết kế dựa trên mạng máy
khách/chủ VIP Enterprise hỗ trợ cho việc nâng cấp dần cho từng
máy khách mà không gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống và chỉ
riêng nâng cấp cho cơ sở dữ liệu ở máy chủ mới phải tạm dừng hệ
thống.
Vì VIP Enterprise là một hệ thống có nhiều
phân hệ, nó hỗ trợ việc nâng cấp một số phân hệ cụ thể ở những
thời điểm khác nhau mà không làm gián đoạn cả hệ thống.
VIAMI Software có chính sách xây dựng những
chương trình theo yêu cầu của khách dựa trên cơ sở những phân hệ
có sẵn và như vậy sẽ luôn tích tụ thêm những tiện ích mới. Các
phân hệ mới hay phân hệ cũ có bổ xung luôn được thêm vào và làm
giàu cho hệ thống ERP ban đầu.
Tính linh hoạt trong khả năng lựa-và-chọn
những phân hệ khác nhau mà có thể hoạt động tốt với nhau cũng là
một vấn đề quan trọng. Như đã trình bày trước, các phân hệ có
thể hoạt động tốt dù là độc lập hay trong một hệ thống.
VIP Enterprise có khả năng kết nối với nhiều
phần mềm khác của các công ty thiết kế khác nếu như phần mềm đó
cũng cho phép hay thông qua trung gian của những tệp dạng điện
tử. Hệ thống có thể dễ dàng xuất nhập những dữ liệu sang/từ dạng
điện tử từ bất kì danh mục, báo cáo hay bảng dữ liệu nào.
VIP Enterprise cho phép
mở rộng hệ thống ra e-business, e-commerce sử dụng giao diện web
(web site) thông qua chương trình EasyCom (sản phẩm mở rộng của
VIAMI Software). Qua hệ thống này công ty có thể mở rộng giao
dịch với khách hàng, mở rộng marketing, cho phép khách hàng thâm
nhập vào một phần của hệ thống để đặt hàng hay theo dõi đơn
hàng. Công ty có thể mở một hay nhiều cửa hàng ảo (EasyCom
MultiPro) mà chỉ có một nơi quản trị hệ thống tập trung.
VIP Enterprise hỗ trợ một số vấn đề bảo mật
nhất định như sau:
VIP Enterprise có khả năng cho phép những
người sử dụng khác nhau chỉ có thể truy cập những chức năng rất
cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của họ mà
thôi.
VIP Enterprise hỗ trợ các lưu giữu các dữ
liệu dưới dạng mã hóa để các phần mềm khác không thể truy cập
được những dữ liệu đó, CSDL có mật khẩu riêng.
VIP Enterprise sử dụng các tập tin sổ ghi để
ghi lại tất cả hoạt động của người sử dụng phần mềm. Các tập tin
sổ ghi rất quan trọng đối với công ty muốn theo dõi các lỗi giao
dịch và chỉnh sửa và ai là người đã mắc lỗi và chỉnh sửa. Ngoài
người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi
những tập tin sổ ghi này.
Hệ thống quản trị phục vụ cho VIP Enterprise
có thể thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn
chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào phần mềm và cơ sở
dữ liệu của phần mềm, bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ
liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật.
VIP Enterprise có thể thiết lập một hệ thống
lưu trữ (backup) tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng
hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ
liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không
lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản
sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. Hệ thống này
không dùng phương pháp “ghi” thuần tuý vì có khả năng trong lúc
ghi đang có giao dịch thì CSDL ghi lai sẽ trong trạng thái
“corupt”.
Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) là một mô hình do
Tập đoàn Garner xây dựng ban đầu vào năm 1972 để phân tích những
chi phí liên quan đến việc mua, triển khai và sở hữu các hệ
thống công nghệ thông tin trong một thời gian cụ thể, thường là
3 hoặc 5 năm. Các chi phí này bao gồm chi phí bản quyền phần
mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến việc nâng cấp cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì
hàng năm và chi phí hành chính nội bộ. Theo một nghiên cứu do
Tập đoàn Tư vấn Meta tiến hành, chỉ khoảng 20% các công ty đã
triển khai giải pháp ERP thực sự biết được Tổng Chi phí Sở hữu
liên quan đến việc triển khai hệ thống của họ. 80% các công ty
còn lại không hiểu rõ về mức đổ của các chi phí hỗ trợ thường
xuyên và các chi phí liên quan đến cơ sở hạ tầng3. Do đó, các
công ty này thường chọn các phần mềm ít tốn kém và nghĩ rằng họ
đã tiết kiệm chi phí. Trong thực tế thì các hệ thống công nghệ
thông tin có vẻ ít tốn kém dựa trên chi phí phần cứng và phần
mềm có thể tốn kém hơn khi đánh giá đến Tổng Chi phí Sở hữu là
bởi vì, chẳng hạn như, các hệ thống này đòi hỏi chi phí bảo trì
và các chi phí khác liên quan đến sửa đổi sau này. Mặc dù thường
không dễ dàng ước lượng được Tổng Chi phí Sở hữu, các công ty
nên xem xét điều này khi quyết định mua một hệ thống công nghệ
thông tin.
Chi phí bản quyền là chi phí phải trả ban đầu
cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính
dựa vào số phân hệ và số người sử dụng phần mềm trong cùng một
lúc ở công ty khách hàng. Đối với VIP Enterprise, chi phí bản
quyền cho các phân hệ thiết kế sẵn thường có giá trị từ 300 đôla
Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ.
Thực tế đã chứng tỏ, các phần mềm thiết kế
sẵn rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng
bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng
trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng.
Cũng giống như những chi phí triển khai một
hệ thống ERP, bao gồm chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch
vụ/nhà phân phối và thời gian mà các nhân viên của công ty phải
tham gia vào quá trình triển khai hệ thống VIP Enterprise. Đối
với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 4-5
lần chi phí bản quyền. Nhìn chung thì các chi phí triển khai của
những phân hệ chuẩn của VIP Enterprise không cao, có thể chỉ
15-20% tổng giá trị bản quyền thôi. Trong trường hợp khách hàng
có những đòi hỏi thêm mà VIP Enterprise chưa có thì thì phải có
dự án tính toán cụ thể cả về giá trị lẫn thời gian tiển khai
phần bổ xung.
Các chi phí khác bao gồm số tiền phải trả cho
việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty (nếu
cần thiết), như phí bản quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu
(Firebird được được sử dụng miễn phí), phần mềm ứng dụng của máy
chủ, tăng độ băng thông, thết bị mạng và các máy vi tính hoặc
máy chủ mới. Các chi phí này tuỳ thuộc vào các nhu cầu của công
ty. Máy chủ cấp trung bình thường trị giá từ 3.000 đôla Mỹ đến
6.000 đôla Mỹ và chi phí thiết lập mạng thường vào khoảng 100
đôla Mỹ đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng.
Có rất nhiều dự án đã thất bại do một số yếu
tố hoàn toàn có thể ngăn chặn được như xác định yêu cầu của
người sử dụng sơ sài, hiểu sai về thời gian và nỗ lực cần thiết
để triển khai, chọn các phân hệ không phù hợp, phạm lỗi trong
thiết lập cấu hình, v.v.... Việc sử dụng một chuyên gia tư vấn
phân tích hệ thống hiện tại có thể giúp ngăn ngừa các yếu tố này
và đánh giá giải pháp tối ưu và/hoặc giám sát quá trình triển
khai của công ty bán hoặc phân phối lại ERP.
VIAMI Software có thể cung cấp dịch vụ tư vấn
cần thiết cho cả quá trình triển khai dự án của khách hàng hoặc
khách hàng có thể thuê nhân viên/công ty tư vấn riêng. Các chi
phí tư vấn có thể đạt đến 20% - 70% trên tổng phí bản quyền.
Chi phí bảo trì hàng năm phải trả cho công ty
xây dựng VIP Enterprise hay công ty bảo dưỡng VIP Enterprise là
một khoản phí dịch vụ hàng năm để sửa chữa các vấn đề phát sinh.
Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng 20% đến 30% chi
phí bản quyền ban đầu, nhưng thường là 20%.
Một chi phí quan trọng khác là chi phí liên quan
đến nhân sự trong công ty phụ trách duy trì hệ thống VIP
Enterprise, hỗ trợ người sử dụng và giải quyết các sự cố liên
quan đến hệ thống. Một quy tắc ngầm định chung là phải cần một
nhân viên quản trị chương trình cho một công ty bình thường, còn
một công ty cho khoảng 50 người sử dụng cần một nhân viên IT
nhưng đối với hệ thống phức tạp hơn thì thường đòi hỏi nhiều hơn
số nhân viên IT so với số người sử dụng. Một yếu tố khác của chi
phí hành chính nội bộ nên xem xét là thời gian giá trị của người
sử dụng hệ thống trong phạm vi mà họ phải tiêu tốn thời gian
trong việc triển khai hệ thống hoặc để giải quyết các sự cố của
hệ thống.
Sự có mặt của các lỗi lập trình trong phần
mềm làm tăng TCO lên đáng kể vì sẽ tốn thời gian và công sức để
giải quyết các lỗi lập trình này. Nhìn chung, các phần mềm thiết
kế sẵn với một số lượng lớn khách hàng hiện tại thường có ít lỗi
lập trình hơn trong khi các phần mềm đặt hàng thường có nhiều
lỗi lập trình nhất.
Phần mềm càng phức tạp thì TCO càng lớn vì
các phần mềm phức tạp đòi hỏi hỗ trợ thường xuyên của phòng IT
nhiều hơn rất nhiều và các sự cố thường diễn ra khi sử dụng một
phần mềm phức tạp. Ở Mỹ, chi phí hỗ trợ thường xuyên cho một hệ
thống ERP thường chiếm khoảng 40% tổng TCO. Phần mềm càng dễ sửa
đổi dựa trên các lựa chọn cấu hình hiện tại so với sửa đổi mã
nguồn thì TCO càng thấp hơn. Đó là do sửa đổi mã nguồn rất khó
và có thể gây ra nhiều lỗi lập trình và các sự cố khác không
lường trước được.
Phần mềm càng dễ nâng cấp khi có phiên bản
mới ra đời thì TCO càng thấp. Mặt khác, phần mềm đặt hàng là
phần mềm khó nâng cấp nhất và nhiều khả năng nhất là sẽ bị thay
thế với một phần mềm khác trong tương lai (thay vì nâng cấp) và
do đó có TCO cao hơn vì đòi hỏi nhiều công sức mỗi khi một cài
đặt một phần mềm mới.
Ngoài ra, chọn một phần mềm mà không đánh giá
kỹ càng tính tương thích của phần mềm với các quy trình kinh
doanh của công ty có thể tốn thêm các chi phí khác hoặc là chi
phí thay thế phần mềm bằng phần mềm khác hoặc là các chi phí
liên quan đến việc công ty phải thay đổi các quy trình kinh
doanh để đáp ứng các yêu cầu của phần mềm. Một số phần mềm phù
hợp hơn với một số ngành công nghiệp nhất định và các công ty
nên cân nhắc điều này kỹ càng trong quá trình đánh giá phần mềm.
|
